Die 10 besten KI-Tools für Terminplanung 2026

Termine zu koordinieren, freie Zeitfenster zu finden und Besprechungen anschließend zu dokumentieren kostet häufig mehr Zeit als das eigentliche Meeting. KI-Tools können inzwischen große Teile dieser Arbeit übernehmen.

Allerdings erfüllen nicht alle Programme dieselbe Aufgabe. Einige Anwendungen planen automatisch Aufgaben und Fokuszeiten im Kalender. Andere stellen Buchungsseiten bereit oder koordinieren Termine per E-Mail. Eine dritte Gruppe zeichnet Meetings auf, erstellt Transkripte und erkennt automatisch Entscheidungen oder Aufgaben.

In diesem Vergleich stellen wir zehn aktuell verfügbare KI-Tools für Terminplanung und Meeting-Management vor.

Terminplanung oder Meeting-Assistent?

Vor der Auswahl sollte man zwischen drei Kategorien unterscheiden:

KI-Kalender und Tagesplaner ordnen Aufgaben, Termine, Pausen und Fokuszeiten automatisch im Kalender. Dazu gehören Reclaim und Motion.

Buchungs- und Terminassistenten koordinieren Termine mit Kunden oder Geschäftspartnern. Sie arbeiten über Buchungsseiten, E-Mail, Chat oder Telefon. Dazu gehören Calendly, Cal.com und Lindy.

KI-Meeting-Assistenten unterstützen während und nach einer Besprechung. Sie erstellen Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgabenlisten und CRM-Einträge. Dazu gehören Fathom, Fireflies, Otter, Avoma und Krisp.

Die besten Tools im Überblick

Tool	Am besten geeignet für	Kostenlose Nutzung
Reclaim AI	Fokuszeiten und Kalenderoptimierung	dauerhaft kostenloser Tarif
Motion	automatische Tages- und Aufgabenplanung	Testphase
Calendly	Buchungsseiten und Kundentermine	dauerhaft kostenloser Tarif
Cal.com und Cal.ai	flexible Terminabläufe und KI-Agenten	dauerhaft kostenloser Tarif
Lindy	Terminplanung über E-Mail und KI-Workflows	Testphase
Fathom	kostenlose Meeting-Notizen	kostenloser Tarif
Fireflies.ai	mehrsprachige Transkription und Integrationen	kostenloser Tarif
Otter.ai	Live-Transkription und Meeting-Wissen	kostenloser Tarif
Avoma	Vertrieb, Coaching und CRM-Automatisierung	Testphase
Krisp	Geräuschunterdrückung und Meeting-Notizen	Testphase

Die genannten Preise beziehen sich auf den Stand vom August 2026. Viele Anbieter rechnen in US-Dollar ab und gewähren die niedrigsten Monatspreise nur bei jährlicher Zahlung.

1. Reclaim AI – beste KI für Fokuszeiten

Reclaim AI ist ein intelligenter Kalenderassistent, der Termine, Aufgaben, Gewohnheiten und Fokuszeiten automatisch organisiert.

Das Tool versucht nicht nur, freie Zeitfenster zu finden. Es reserviert auch Arbeitsblöcke und verschiebt flexible Einträge, wenn sich der Kalender verändert. Dabei können Prioritäten, Arbeitszeiten, Pausen und bevorzugte Zeitfenster berücksichtigt werden.

Wichtige Funktionen

• automatische Planung von Fokuszeiten
• intelligente wiederkehrende Gewohnheiten
• Pufferzeiten zwischen Meetings
• flexible Aufgabenplanung
• automatische Konfliktlösung
• Smart Meetings für wiederkehrende Besprechungen
• gemeinsame Verfügbarkeiten für Teams
• Synchronisierung verbundener Kalender

Für wen eignet sich Reclaim?

Reclaim eignet sich besonders für Selbstständige, Führungskräfte und Teams, deren Kalender regelmäßig mit Meetings gefüllt wird. Wer konzentrierte Arbeitszeit schützen möchte, erhält hier eines der stärksten Werkzeuge.

Nachteile

Reclaim ist vor allem ein Kalenderoptimierer. Für umfangreiches Projektmanagement, Gesprächstranskription oder detaillierte Meeting-Auswertungen werden zusätzliche Tools benötigt.

Preis

Ein dauerhaft kostenloser Lite-Tarif ist verfügbar. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei ungefähr 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

2. Motion – automatische Planung des gesamten Arbeitstags

Motion kombiniert Kalender, Aufgabenverwaltung, Projektmanagement und KI-Planung in einer Anwendung.

Die KI verteilt Aufgaben automatisch auf freie Zeitfenster. Ändert sich eine Deadline oder kommt ein neues Meeting hinzu, berechnet Motion den Tages- und Wochenplan neu. Dabei berücksichtigt das System Prioritäten, verfügbare Arbeitszeit und Fälligkeitstermine.

Wichtige Funktionen

• automatische Aufgabenplanung
• dynamische Neuplanung bei Änderungen
• Priorisierung nach Deadline und Bedeutung
• Kalender- und Meeting-Verwaltung
• Buchungsseiten für Termine
• Projekt- und Kapazitätsplanung
• KI-Meeting-Notizen
• Warnungen bei unrealistischen Arbeitslasten

Für wen eignet sich Motion?

Motion ist eine gute Wahl für Menschen, die nicht nur Termine koordinieren, sondern ihren gesamten Arbeitstag automatisch planen lassen möchten. Besonders hilfreich ist das Tool für Selbstständige, Agenturen und kleine Teams mit vielen Aufgaben und wechselnden Prioritäten.

Nachteile

Motion bietet keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Außerdem ist die Anwendung umfangreicher und teurer als ein einfacher Terminplaner.

Preis

Motion bietet eine Testphase. Der Pro-AI-Tarif kostet bei jährlicher Zahlung ungefähr 19 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Der Business-AI-Tarif beginnt bei etwa 29 US-Dollar.

3. Calendly – beste Lösung für einfache Terminbuchungen

Calendly gehört zu den bekanntesten Plattformen für automatische Terminbuchungen. Nutzer erstellen Buchungsseiten, auf denen Kunden oder Geschäftspartner verfügbare Zeiten auswählen können.

Calendly überprüft verbundene Kalender, berücksichtigt Verfügbarkeiten und verhindert Doppelbuchungen. Erinnerungen, Nachfass-E-Mails, Zahlungen und Teamverteilung lassen sich automatisieren.

Im August 2026 hat Calendly seine KI-Funktionen deutlich erweitert. Der neue Assistent Callie kann in E-Mail-Konversationen eingebunden werden, Terminvorschläge machen und Meetings buchen. Ein zusätzlicher Notetaker erstellt Transkripte, Zusammenfassungen und Aktionspunkte.

Wichtige Funktionen

• persönliche Buchungsseiten
• automatische Prüfung der Verfügbarkeit
• Zeitzonenerkennung
• Erinnerungen und Follow-ups
• Anbindung mehrerer Kalender
• Gruppen- und Round-Robin-Termine
• Zahlungen über Stripe und PayPal
• Callie für Terminabsprachen per E-Mail
• KI-Notetaker für Meeting-Zusammenfassungen

Für wen eignet sich Calendly?

Calendly eignet sich besonders für Berater, Dienstleister, Vermieter, Vertriebsteams und Unternehmen, die Kunden eine unkomplizierte Online-Terminbuchung anbieten möchten.

Nachteile

Die neuen KI-Funktionen stehen nicht im kostenlosen Tarif zur Verfügung. Callie befindet sich noch in der Beta-Phase und funktioniert derzeit nur auf Englisch.

Preis

Der kostenlose Tarif umfasst eine Kalenderverbindung und einen Veranstaltungstyp. Der Standard-Tarif beginnt bei jährlicher Zahlung bei ungefähr 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Callie und der Notetaker gehören zu den kostenpflichtigen Plus-Tarifen.

4. Cal.com und Cal.ai – flexibel und entwicklerfreundlich

Cal.com ist eine flexible Plattform für Terminbuchungen und eine der interessantesten Alternativen zu Calendly. Das System unterstützt Einzeltermine, Gruppenbuchungen, Round-Robin-Verteilung, Zahlungen und zahlreiche Integrationen.

Zusätzlich bietet Cal.com KI-Agenten, die unter anderem über Slack oder Telegram verwendet werden können. Sie können Verfügbarkeiten prüfen und Termine mithilfe natürlicher Sprache verwalten.

Cal.ai ergänzt die Plattform um einen telefonischen KI-Assistenten. Dieser kann Personen anrufen, Termine bestätigen, Erinnerungen übermitteln, ausgefallene Termine nachverfolgen und neue Buchungen vereinbaren.

Wichtige Funktionen

• unbegrenzte Terminarten im kostenlosen Tarif
• Synchronisierung mehrerer Kalender
• Buchungsseiten und Teamtermine
• automatische Zeitzonenerkennung
• Zahlungen über Stripe und PayPal
• mehr als 100 Integrationen
• KI-Agenten für Slack und Telegram
• offene Schnittstellen für eigene Anwendungen
• KI-Telefonanrufe über Cal.ai

Für wen eignet sich Cal.com?

Cal.com eignet sich für Einzelpersonen, Teams und Entwickler, die mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten als bei klassischen Buchungsplattformen benötigen.

Cal.ai ist vor allem für Praxen, Vertriebsabteilungen und Dienstleistungsunternehmen interessant, die Terminbestätigungen oder Erinnerungsanrufe automatisieren möchten.

Nachteile

Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten können Einsteiger zunächst überfordern. Für Cal.ai fallen zusätzliche nutzungsabhängige Kosten an.

Preis

Für Einzelpersonen gibt es einen umfangreichen kostenlosen Tarif. Der Team-Tarif beginnt bei jährlicher Abrechnung bei ungefähr 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Cal.ai kostet derzeit zusätzlich etwa 0,29 US-Dollar pro Gesprächsminute.

5. Lindy – KI-Assistent für E-Mail und Terminplanung

Lindy ist mehr als ein Kalenderwerkzeug. Der KI-Assistent kann E-Mails bearbeiten, Termine koordinieren, Meetings vorbereiten, Gespräche dokumentieren und Follow-ups erstellen.

Lindy lässt sich mit Kalendern, E-Mail-Postfächern, Slack, Notion, HubSpot, Salesforce und zahlreichen anderen Anwendungen verbinden. Dadurch können vollständige Arbeitsabläufe automatisiert werden.

Ein typischer Ablauf könnte so aussehen: Lindy beantwortet eine Terminanfrage, prüft den Kalender, vereinbart das Meeting, erstellt anschließend eine Zusammenfassung und bereitet die Nachfass-E-Mail vor.

Wichtige Funktionen

• Terminabstimmung über E-Mail
• Verwaltung mehrerer Postfächer
• Meeting-Vorbereitung
• Meeting-Aufzeichnung und Notizen
• automatische Follow-ups
• wiederkehrende KI-Routinen
• Anbindung von CRM- und Produktivitätssystemen
• individuell konfigurierbare Automatisierungen

Für wen eignet sich Lindy?

Lindy eignet sich für Unternehmer, Führungskräfte, Vertriebsteams und Personen, die einen breiteren KI-Assistenten für E-Mail, Kalender und Besprechungen suchen.

Nachteile

Das Tool ist deutlich teurer als ein klassischer Terminplaner. Durch die große Zahl an Funktionen benötigt die Einrichtung mehr Zeit und sollte sorgfältig getestet werden.

Preis

Lindy bietet eine kostenlose Testphase. Der Plus-Tarif beginnt derzeit bei ungefähr 29,99 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Umfangreichere Tarife sind erheblich teurer.

6. Fathom – starker kostenloser Meeting-Assistent

Fathom zeichnet Online-Meetings auf, erstellt Transkripte und fasst die wichtigsten Inhalte automatisch zusammen.

Während oder nach einem Gespräch können Höhepunkte markiert, Aufgaben erkannt und Zusammenfassungen geteilt werden. Fathom lässt sich unter anderem mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams verwenden.

Wichtige Funktionen

• automatische Meeting-Aufzeichnung
• Transkription in zahlreichen Sprachen
• KI-Zusammenfassungen
• Erkennung von Aufgaben und Entscheidungen
• automatisch vorbereitete Follow-up-E-Mails
• Suche und Fragen innerhalb eines Transkripts
• CRM- und Zapier-Integrationen
• teilbare Meeting-Ausschnitte

Für wen eignet sich Fathom?

Fathom ist eine gute Wahl für Einzelpersonen und kleine Teams, die ohne hohe Einstiegskosten zuverlässige Meeting-Notizen benötigen.

Nachteile

Im kostenlosen Tarif sind die erweiterten KI-Zusammenfassungen und Zusatzfunktionen begrenzt. Für umfassende Teamverwaltung oder Vertriebsanalysen sind kostenpflichtige Tarife notwendig.

Preis

Der kostenlose Tarif umfasst unbegrenzte Aufzeichnungen, Speicherung und Transkriptionen. Erweiterte KI-Funktionen stehen nur begrenzt kostenlos zur Verfügung. Für regelmäßige erweiterte Zusammenfassungen und Teamfunktionen ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich.

7. Fireflies.ai – mehrsprachige Transkription

Fireflies.ai ist ein umfangreicher KI-Assistent für die Aufzeichnung, Transkription und Analyse von Besprechungen.

Der Meeting-Bot kann automatisch an Gesprächen in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams teilnehmen. Alternativ lassen sich Audio- und Videodateien hochladen. Der KI-Assistent AskFred beantwortet anschließend Fragen zu den Gesprächen.

Wichtige Funktionen

• automatische Transkription
• Unterstützung von mehr als 100 Sprachen
• KI-Zusammenfassungen
• Erkennung von Aufgaben und Schlüsselthemen
• Suche über mehrere Meetings
• Gesprächs- und Teamanalysen
• CRM-Integrationen
• mobile App und Browser-Erweiterung
• KI-Sprachagenten

Für wen eignet sich Fireflies.ai?

Fireflies eignet sich für internationale Teams, Agenturen sowie Vertriebs- und Kundenserviceabteilungen, die Gespräche in mehreren Sprachen dokumentieren möchten.

Nachteile

Einige erweiterte KI-Funktionen verbrauchen zusätzliche Credits. Dadurch können neben dem eigentlichen Abonnement weitere Kosten entstehen.

Preis

Ein kostenloser Tarif ist verfügbar. Der Pro-Tarif beginnt bei jährlicher Abrechnung bei ungefähr 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Der Business-Tarif kostet bei jährlicher Zahlung ungefähr 19 US-Dollar.

8. Otter.ai – Live-Transkription und Meeting-Wissen

Otter.ai ist auf Live-Transkription, Zusammenfassungen und durchsuchbares Meeting-Wissen spezialisiert.

Der Otter Meeting Agent kann Besprechungen in Zoom, Microsoft Teams und Google Meet begleiten. Während des Gesprächs entsteht ein Live-Transkript. Anschließend erstellt das System Zusammenfassungen, Aufgaben und strukturierte Notizen.

Mit Otter AI Chat lassen sich Fragen zu einzelnen Meetings oder zu mehreren Gesprächen stellen.

Wichtige Funktionen

• Live-Transkription
• automatische Sprechererkennung
• Zusammenfassungen und Aufgaben
• KI-Chat über Meeting-Inhalte
• Meeting-Vorlagen und Workflows
• Import von Audio- und Videodateien
• mobile Apps
• Integrationen mit Kommunikations- und CRM-Systemen

Für wen eignet sich Otter.ai?

Otter eignet sich für Nutzer, die schon während des Gesprächs ein Live-Transkript benötigen. Das Tool ist außerdem interessant für Teams, die ein durchsuchbares Wissensarchiv aus Besprechungen aufbauen möchten.

Nachteile

Die verfügbaren Transkriptionsminuten und Importmöglichkeiten sind im kostenlosen Tarif begrenzt. Vor dem Einsatz sollte außerdem geprüft werden, wie gut die benötigte Sprache und der jeweilige Fachwortschatz erkannt werden.

Preis

Der kostenlose Basic-Tarif enthält derzeit 300 Transkriptionsminuten pro Monat. Der Pro-Tarif beginnt bei jährlicher Zahlung bei ungefähr 8,49 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

9. Avoma – Meeting-Assistent für Vertriebsteams

Avoma verbindet Meeting-Notizen, Terminplanung, Gesprächsanalyse und CRM-Automatisierung.

Das System erstellt Transkripte, Zusammenfassungen, Kapitel und Follow-up-E-Mails. Besprochene Informationen können automatisch CRM-Feldern zugeordnet werden. Zusätzliche Module analysieren Verkaufsgespräche, Kundenreaktionen und mögliche Risiken in Vertriebsprozessen.

Wichtige Funktionen

• automatische Aufzeichnung und Transkription
• KI-Zusammenfassungen
• intelligente Gesprächskapitel
• automatische Follow-up-E-Mails
• persönliche und gemeinsame Terminplanung
• CRM-Aktualisierungen
• Gesprächsbewertung und Coaching
• Vertriebs- und Umsatzanalysen

Für wen eignet sich Avoma?

Avoma ist besonders für Vertriebs-, Recruiting- und Customer-Success-Teams geeignet. Für einfache private Terminbuchungen ist die Plattform dagegen zu umfangreich.

Nachteile

Viele Analyse- und Vertriebsfunktionen werden als zusätzliche Module berechnet. Dadurch kann der Gesamtpreis bei größeren Teams deutlich steigen.

Preis

Avoma bietet eine 14-tägige Testphase. Der Startup-Tarif für den KI-Meeting-Assistenten beginnt bei jährlicher Abrechnung bei ungefähr 19 US-Dollar pro aufzeichnendem Nutzer und Monat. Zuschauerplätze sind kostenlos.

10. Krisp – klare Gespräche und automatische Notizen

Krisp wurde ursprünglich durch seine KI-basierte Geräuschunterdrückung bekannt. Inzwischen bietet das Unternehmen einen vollständigen Meeting-Assistenten mit Transkription, Aufzeichnung, Zusammenfassungen und Aufgabenverwaltung.

Krisp arbeitet auf Audioebene und kann deshalb mit praktisch jeder Konferenzanwendung verwendet werden. Neben Online-Meetings unterstützt das Tool auch persönliche und hybride Besprechungen.

Wichtige Funktionen

• Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen und Echo
• automatische Transkription
• Meeting-Aufzeichnung
• KI-Zusammenfassungen und Aufgaben
• Unterstützung mehrerer Sprachen
• KI-Chat für Gesprächsinhalte
• Gesprächsaufzeichnung ohne sichtbaren Meeting-Bot
• CRM-, Slack- und Zapier-Integrationen
• optionale Akzentanpassung

Für wen eignet sich Krisp?

Krisp eignet sich für Nutzer, die häufig aus lauten Umgebungen arbeiten oder eine Kombination aus Geräuschunterdrückung und Meeting-Dokumentation benötigen.

Nachteile

Krisp ist kein eigentlicher Terminplaner. Das Tool verbessert und dokumentiert Meetings, koordiniert aber nicht automatisch den gesamten Kalender.

Preis

Eine siebentägige kostenlose Testphase ist verfügbar. Der Core-Tarif beginnt bei jährlicher Zahlung bei ungefähr 8 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Welche KI-Terminplanung ist die beste?

Die beste Lösung hängt vom tatsächlichen Arbeitsablauf ab:

• Reclaim AI ist die beste Wahl zum Schutz von Fokuszeiten.
• Motion eignet sich für die automatische Planung von Aufgaben und Arbeitstagen.
• Calendly ist besonders einfach für Kunden- und Beratungstermine.
• Cal.com bietet die größte Flexibilität und umfangreiche Schnittstellen.
• Lindy übernimmt Terminplanung, E-Mail und Follow-ups als umfassender KI-Assistent.
• Fathom bietet einen starken kostenlosen Einstieg in Meeting-Notizen.
• Fireflies.ai eignet sich für internationale und mehrsprachige Teams.
• Otter.ai ist stark bei Live-Transkription und durchsuchbarem Meeting-Wissen.
• Avoma richtet sich besonders an Vertrieb und Customer Success.
• Krisp kombiniert Meeting-Notizen mit Geräuschunterdrückung.

Für reine Terminbuchungen reichen häufig Calendly oder Cal.com. Wer seinen gesamten Kalender automatisch optimieren möchte, sollte Reclaim oder Motion testen. Für automatische Protokolle sind Fathom, Fireflies oder Otter meist die passendere Wahl.

Datenschutz und Einwilligung beachten

Kalender- und Meeting-Assistenten erhalten teilweise Zugriff auf Termine, Kontakte, E-Mails, Gesprächsinhalte und Kundendaten. Unternehmen sollten deshalb vor der Einführung prüfen:

• Welche Daten greift das Tool ab?
• Wo werden Aufzeichnungen und Transkripte gespeichert?
• Werden Daten zum Training von KI-Modellen verwendet?
• Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar?
• Können Aufbewahrungsfristen und Löschregeln festgelegt werden?
• Welche Mitarbeiter dürfen auf Gesprächsdaten zugreifen?
• Sind alle Gesprächsteilnehmer mit der Aufzeichnung einverstanden?

Besonders bei Kunden-, Personal- oder Beratungsgesprächen sollte eine Aufnahme niemals heimlich erfolgen. Die Teilnehmer sollten vor Beginn klar über Aufzeichnung und Transkription informiert werden.

Nicht mehr verfügbare Tools

In älteren Vergleichen werden häufig noch x.ai, Clara Labs und Clockwise empfohlen. Diese Programme sollten nicht mehr in aktuelle Bestenlisten aufgenommen werden.

Der frühere Terminplaner x.ai wurde von Bizzabo übernommen und bereits am 31. Oktober 2021 eingestellt. Die heutige Domain x.ai gehört nicht zu diesem ehemaligen Terminplanungstool.

Clockwise stellte seinen Dienst am 27. März 2026 vollständig ein. Das Unternehmen empfahl seinen bisherigen Nutzern den Wechsel zu Reclaim AI.

Auch Clara Labs ist nicht mehr als zuverlässig verfügbares, eigenständiges Terminplanungstool für neue Nutzer einzustufen.

Stand der Informationen und Preise: 27. August 2026. Preise, Funktionen und Tarifgrenzen können von den Anbietern jederzeit geändert werden.